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Réservation d'un séjour

Comment réserver un séjour ?

Sur notre site Internet :
Nous vous offrons la possibilité de « pré-réserver » votre voyage. Une pré-réservation correspond à une simple demande de devis, sans engagement de votre part. Dans ce cas, un conseiller voyages vous contactera  afin de vous transmettre un bon de commande et poursuivre avec vous le processus de réservation.
Par téléphone :
Vous pouvez joindre nos conseillers voyage au 036 83 93 23 du samedi au mercredi de 9h00 à 18h00, et le jeudi de 9h00 à 15h00. Nos conseillers étudieront avec vous nos meilleures offres et vous adresseront un bon de commande à valider sur notre site ou à nous retourner par fax.

Comment connaître toutes les offres de séjours proposées par Koutama Voyages ?

L'ensemble des destinations et des séjours sélectionnés est présent sur le site koutamavoyages.com. Koutama Voyages, c'est plus de 30.000 hôtels dans plus de 200 destinations internationales, une offre de formules diversifiée et des voyages pour tous les budgets.
Que veut dire "demi-pension", "pension complète" et "tout inclus" ?
La demi-pension comprend le petit déjeuner et le dîner. La pension complète comprend le petit déjeuner, le déjeuner et le dîner. Le prix des boissons est à rajouter. La formule tout inclus comprend tous les repas (petit déjeuner, déjeuner, dîner) et inclut les boissons à l'intérieur de l'hôtel. Selon les hôtels les boissons comprises sont plus ou moins limitées (en général l'eau, les boissons non alcoolisées et les boissons locales sont comprises).

Quelle est la durée de validité des offres de séjours proposées sur le site ?

Toutes nos offres sont proposées sous réserve de disponibilité au moment de votre réservation. Nous vous rappelons que la disponibilité d'un séjour peut évoluer d'une heure à l'autre selon l'importance de la demande sur la destination recherchée. Votre réservation ne sera considérée comme ferme qu'après réception d'une confirmation de notre part.

Pourquoi y a t-il des différences de prix sur un même séjour, à des dates différentes ?

Nos prix sont soumis à la règle de l'offre et de la demande. Certaines dates étant plus demandées que d'autres, nos tarifs évoluent en conséquence.

Jusqu'à combien de temps avant le départ est-il possible de réserver un séjour ?

Vous pouvez réserver votre séjour jusqu'au jour du départ, dans la limite des disponibilités. Pour toute réservation concernant un départ proche (entre 4 jours avant la date de départ jusqu'au jour même), nous vous recommandons vivement un règlement en espèces, à notre agence,  qui permet un traitement rapide et efficace de votre dossier.

Je ne veux pas donner suite à une pré-réservation que j'ai effectuée. Que dois-je faire ?

Vous n'avez rien à faire. Une pré-réservation correspond à une demande de devis sur un voyage sélectionné ; elle ne vous engage donc pas vis-à-vis de nous. Inutile de nous prévenir.

Qu'est ce qu'une « pré-réservation » ?

Une pré-réservation correspond à une demande de devis sur un voyage sélectionné. Elle ne vous engage pas sur une réservation, elle ne vous engage pas financièrement. Dès réception de votre pré-réservation un conseiller voyages prendra en charge votre demande, vérifiera les disponibilités aériennes et hôtelières et vous adressera un bon de commande par mail ou par fax selon votre choix. Nous vous rappelons que toutes nos offres sont proposées sous réserve de disponibilité.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ? Que faire à réception de mon bon de commande ?

Le bon de commande est le document qui va vous permettre de réserver votre séjour. Vous le recevrez par mail ou par fax. Vous complèterez vos coordonnées, ainsi que celles des passagers et vérifierez les options ainsi que les assurances.
Après lecture et acceptation des conditions générales de vente , vous confirmerez votre commande et choisirez votre mode de règlement parmi les formules indiquées.
Par fax, vous complèterez sur le formulaire bon de commande vos coordonnées, ainsi que celles des passagers et vérifierez les options et les assurances. N'oubliez pas de prendre connaissance des conditions générales de vente. Après avoir signé votre bon de commande, il vous suffit de nous le faxer accompagné du justificatif du règlement de l’acompte obligatoire au 036 83 96 34.
J'ai reçu un ou plusieurs bon(s) de commande, et je ne veux pas donner suite. Suis-je engagé avec vous ?
Non, car sans manifestation de votre part à réception de votre bon de commande, votre demande sera automatiquement annulée.

Que se passe t-il une fois que j'ai retourné mon bon de commande ?

Après vérification des éléments nécessaires à votre commande, nous transmettons la réservation de votre séjour à notre fournisseur.
La confirmation de votre réservation vous est communiquée par mail. Votre dossier passe alors à l'étape : « réservation confirmée »

Que se passe t-il si vous ne pouvez pas honorer ma commande ?

Si un produit n'est plus disponible, vous en serez avisé par un conseiller voyages ; votre dossier sera considéré comme clos et aucun débit ne sera effectué sur votre compte. Bien sûr, dans ce cas, nous vous aiderons à choisir un autre séjour dans les meilleurs délais.

Quel est le délai de traitement d'une commande ?

En principe, compter deux jours ouvrables. Nous nous efforçons de ne pas aller au-delà de 3 jours (délai à titre indicatif et non contractuel).

Comment serais-je averti que mon dossier est confirmé ?

Vous recevez systématiquement un e-mail vous informant de la confirmation définitive de votre réservation. Si vous ne nous avez pas communiqué d'adresse e-mail, vous recevrez par fax votre voucher qui fait office de confirmation de réservation.
J'ai reçu un bon de commande avec des assurances incluses, je souhaite réserver mon séjour mais sans les assurances. Que dois-je faire ?
Il vous suffit de décocher la case " souhaitez vous souscrire une assurance " sur votre bon de commande ou de rayer cette mention si votre bon de commande vous est parvenu par fax.
J'ai confirmé ma demande de réservation de séjour en validant mon bon de commande, et je souhaite ajouter ou annuler les assurances indiquées. Est-ce possible ?
Non, la souscription d'une assurance "Annulation voyage" ou "Multirisques voyage" doit obligatoirement s'effectuer lors de l'achat de votre séjour.
J'ai déjà une assurance voyages avec l'un de mes assureurs. Est-il nécessaire de choisir l'une de vos offres d'assurances pour mon séjour ?
Certaines cartes bancaires ou contrats d'habitation vous proposent des garanties d'assurance et d'assistance pour vos voyages (annulation de voyage, assistance rapatriement, bagages.), celles-ci sont très souvent insuffisantes et surtout très restrictives, les franchises et exclusions sont importantes et nombreuses.
Puis-je souscrire une assurance voyage après l'achat de mon séjour ?
Non, la souscription d'une assurance "Annulation voyage" ou "Multirisques voyage" doit obligatoirement s'effectuer lors de l'achat de votre voyage.

Paiement de votre séjour

Comment régler mon séjour ?

2 possibilités s'offrent à vous pour régler votre séjour :
Paiement en ligne (le plus rapide) : Vous renseignez sur notre site sécurisé votre n° de carte bancaire, sa date d'expiration, le nom du porteur ainsi que le numéro de cryptogramme de votre carte. Nous acceptons uniquement les cartes bancaires françaises et le détenteur de la carte bancaire doit être domicilié en France métropolitaine (hors DOM TOM).
Paiement par téléphone : Vous pouvez nous contacter, muni de la référence de votre bon de commande pour procéder à la validation de votre demande de réservation et nous communiquer votre numéro de carte bancaire.
Paiement par fax : Il vous suffira d'imprimer le formulaire que vous aurez complété et signé et de le renvoyer par fax, après y avoir inscrit votre numéro de carte bancaire.
Autres moyens de paiement : Pour un paiement par chèque (bancaire ou postal), virement, chèques vacances ou espèces, nous vous recommandons de consulter notre rubrique "modes de règlement ".

Attention : tant que nous n'avons pas reçu ces règlements, nous ne pouvons procéder au traitement de votre demande de réservation. Nous vous conseillons alors de nous communiquer en garantie vos coordonnées de carte bancaire qui nous permettront de traiter votre bon de commande avec nos fournisseurs. A la confirmation de votre voyage, nous procéderons alors uniquement à l'encaissement du moyen de règlement que vous nous aurez indiqué.

Qu'est ce qu'une taxe aéroport ?

La taxe aéroport est facturée par le voyagiste mais reversée aux aéroports. Elle permet de financer et d'entretenir les aéroports. Le montant de ces taxes peut être sujet à variation selon la destination de votre voyage.
Que faut-il payer quand je pars seul ? Qu'est-ce qu'un supplément single ?
Les tarifs de nos séjours sont toujours annoncés et calculés sur la base d'une chambre double (2 personnes minimum partageant la même chambre). Si vous voyagez seul, vous devrez rajouter au prix de votre séjour un supplément dont le tarif varie en fonction des hôtels, périodes et destinations choisis. 

Modification/annulation de votre séjour

Comment modifier mon séjour ?

Nous vous recommandons de contacter l'un de nos conseillers voyages qui, selon le type de modification, vous informera de la marche à suivre

Attention : Toute modification de dossier est susceptible d'engendrer des frais à votre charge. Nous vous invitons par conséquent à prendre connaissance de nos conditions générales de vente afin de connaître nos barèmes de frais.
Comment annuler mon séjour ?
Votre demande d'annulation doit être formalisée par l'envoi d'un mail annulation@koutamavoyages.com ou d'un fax au 036 83 96 34 auprès de nos services et confirmée par l'envoi d'un courrier recommandé avec accusé de réception.
Attention : Toute annulation de dossier est susceptible d'engendrer des frais à votre charge. Nous vous invitons par conséquent à prendre connaissance de nos conditions générales de vente afin de connaître nos barèmes de frais.
Une fois mon séjour acheté, puis-je modifier ou annuler mon assurance voyage ?
Les assurances "Annulation voyage" et "Multirisques voyage" ne peuvent pas être annulées ou modifiées après l'achat et ne sont pas remboursables. Si vous décidez d'annuler votre voyage, vous ne pouvez donc pas prétendre au remboursement de l'assurance. En revanche, en cas de modification de votre voyage, votre assurance reste valable dès lors que vous en remplissez toutes les conditions
Puis-je souscrire une assurance voyage après l'achat de mon séjour ?
Non, la souscription d'une assurance "Annulation voyage" ou "Multirisques voyage" doit obligatoirement s'effectuer lors de l'achat de votre voyage.

Horaire de départ / Billets d'avion

Quand et comment recevrai-je mes documents de voyage ?

Une fois l'intégralité de votre règlement effectué, nous vous ferons parvenir une convocation aéroport par mail ou par fax selon votre choix. Ce document vous permettra de connaître l'heure et le lieu de rendez-vous de votre départ ainsi que vos horaires de vols pour le voyage aller. Vos documents de voyage (titre de transport et bon d'échange pour le séjour) vous seront remis le jour de départ à l'aéroport.
Si vous voyagez sur un vol régulier, il se peut que votre billet d'avion papier soit remplacé par un billet électronique (e-ticket). Dans ce cas, vous recevrez l'intégralité de votre carnet de voyage par mail (bons d'échange hôtel et transfert ainsi que votre e-ticket).

Attention : Lors d'une convocation aéroport pour un vol charter et compte tenu de la réglementation de l'Aviation Civile, nous ne pourrons vous communiquer ces informations que dans un délai de 48h à 24h avant votre départ (délai non contractuel).

J'ai reçu ma convocation, que dois-je en faire ?

Ce document vous permet de connaître l'heure et le lieu de rendez-vous pour votre départ ainsi que vos horaires de départ pour le voyage aller. Vos documents de voyage (titre de transport et bon d'échanges pour le séjour) vous seront remis le jour du départ à l'aéroporT.
N'oubliez pas de vous munir de tous les documents reçus par mail ou par fax envoyés par notre service convocation le jour de votre départ.

Je n'ai pas reçu ma convocation, que dois-je faire ?

En règle générale, vous pouvez recevoir votre convocation jusqu'à 48h avant votre départ, passé ce délai nous vous recommandons de nous contacter par téléphone le plus rapidement possible.
Je ne retrouve pas la convocation que vous m'avez adressée. Que dois-je faire ?

Sur quelle compagnie aérienne vais-je voyager ?

Vous trouverez en bas de chaque descriptif produit le nom de la ou des compagnies aériennes avec lesquelles le tour opérateur opérant le voyage a contracté. Le nom de la compagnie et le numéro de vol seront inscrits sur la convocation aéroport qui vous sera envoyée en principe dans la semaine précédant le départ.

Attention : Il est important de noter qu'une compagnie peut être amenée à sous affréter ponctuellement une autre compagnie faisant obligatoirement partie de la liste des compagnies autorisées par l'Aviation civile.
Quelle est la différence entre un vol charter et un vol régulier ?
Un vol régulier propose des fréquences et des dates régulières tout au long de l'année. Un vol charter est un vol affrété sur une destination précise pour une période limitée dans le temps Aujourd'hui les prestations à bord des charters ou vols réguliers sont quasi similaires et les normes de sécurité totalement identiques.

Déroulement de votre séjour

Qu'est-ce qu'un réceptif ?

Ce sont les personnes qui, sur place, ont en charge vos différents transferts et qui s'assurent que votre séjour se déroule bien. Pendant votre séjour, notre délégation et nos représentants sont à votre disposition pour répondre à vos attentes.

A combien de kilos de bagages ai-je droit ?

Sur les vols charters la norme est fixée à 15 kg en soute par personne et 5 kg en cabine. Sur les vols réguliers 20 kg en soute et 5 kg en cabine. Tout excédent sera facturé par la compagnie lors de l'enregistrement de vos bagages.

Que faire si je rencontre un problème particulier lors de mon voyage ?

Malgré le soin que nous accordons à la sélection de nos produits, nous ne sommes pas à l'abri d'un impondérable. Si tel est le cas nous vous recommandons de vous adresser à notre représentant local qui sera le mieux placé pour répondre à vos attentes .

Comment nous appeler depuis l'étranger ?

Pour nous appeler depuis l'étranger, veuillez composer le 00 213 36 83 93 23.

Vous êtes de retour et souhaitez nous contacter à propos de votre voyage ?

Nous vous invitons à nous écrire à l'adresse suivante : Service Après Voyage C/O Koutama Voyages Cité SNTR coopérative immobilière des finances villa n°3 19000 Sétif. Un courrier détaillé accompagné d'éventuelles pièces justificatives (photos, attestations, factures ?) est souhaité afin d'accélérer le traitement de votre demande. Nous nous engageons à vous répondre dans les 4 semaines en moyenne suivant la réception de votre courrier.